Szef sprawdzi emaile, telefony i komunikatory!

Nie oszukujmy się – w czasie pracy zdarzy nam się korzystać z portali społecznościowych, czy odebrać prywatny telefon. Jeśli miarka się przebierze, nasz szef będzie miał prawo monitorować skrzynki pocztowe, a także firmowe komunikatory i telefony. Takie zmiany zakłada rządowy projekt ustawy wprowadzający w naszym kraju tak zwane RODO.

Rozporządzenie Ogólne o Ochronie Danych Osobowych (RODO), to nowe unijne rozporządzenie dotyczące ochrony danych osobowych. Było ono opracowywane i dyskutowane przez cztery lata, a ostatecznie przyjęte zostało przez Parlament Europejski i Radę Unii Europejskiej w kwietniu 2016 r. Nowe wytyczne dotyczące ochrony danych osobowych wywrócą do góry nogami część procedur, jakie firmy działające w UE stosowały przez lata. Wejdą one w życie 25 maja. To właśnie w jednym z zapisów jest mowa o tym, że każdy przedsiębiorca – w trosce o prawidłowe wykorzystywanie czasu pracy – będzie mógł monitorować należące do pracowników firmowe skrzynki pocztowe, telefony, a także komputery, komunikatory oraz powierzone im samochody. O całej sprawie zaalarmowała “Dziennik Gazeta Prawna”. W praktyce oznacza to, że szefowie będą mogli sprawdzić służbowe telefony pod kątem korzystania z internetu i logowania się na portalach społecznościowych albo śledzić (za pomocą GPS), gdzie zatrudniony jeździ służbowym autem.

Przepisy określają jasno zasady monitoringu wizyjnego (za pomocą kamer) oraz służbowej poczty elektronicznej pracownika. – Ten pierwszy będzie można stosować tylko dla zabezpieczenia pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracownika na szkodę. Z kolei sprawdzanie służbowej poczty oraz innych narzędzi pracy (telefonu, samochodu, komputera, komunikatorów) będzie możliwe jedynie w celu zagwarantowania, że czas pracy est w pełni wykorzystywany, a firmowy sprzęt – właściwie użytkowany – podaje „Dziennik Gazeta Prawna”. Warto jednak zaznaczyć, że prywatność pracownika ma zostać zachowana. Monitoring e-maili nie będzie mógł naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr osobistych. Oznacza to, że nawet jeśli z przepisów wewnętrznych firmy będzie wynikał zakaz korzystania ze służbowej poczty do celów prywatnych, a pracodawca natknie się na taką korespondencję zatrudnionego, to nie będzie mógł jej w całości przeczytać.

Warto zaznaczyć, że pracodawca nie zrobi niczego po cichu. Aby móc uruchomić monitoring, będzie musiał poinformować pracowników na dwa tygodnie przed uruchomieniem nadzoru. Cele, zakres i sposób kontroli będzie musiał zostać określony w układzie zbiorowym, regulaminie lub obwieszczeniu – tam też powinny znaleźć się przepisy jasno określające, co wolno, a czego nie wolno robić w miejscu pracy. Pracodawca może np. wyrazić zgodę na wykorzystywanie służbowego adresu do rejestracji na serwisach o tematyce okołozawodowej, albo kategorycznie tego zakazać, monitorując później, czy pracownicy przestrzegają zasad.